Bagunça e papéis demais no campo doméstico.
Se alguma vez você já passou tempo demais caçando uma fatura no meio de uma pilha de papéis ou pesquisando arquivos em papel, pode ter desejado trabalhar em um escritório sem papel. Você não é o único.
Assim que os computadores começaram a aparecer nas mesas dos escritórios, há mais de 20 anos, a idéia de uma comunicação eletrônica e sem papel também surgiu. Mas apesar de todo o tempo que passou, a maioria dos negócios está longe de funcionar sem papel.
Eliminando os papéis em casa
Não importa se você é um empresário autônomo, se é um trabalhador em tempo integral ou meio período, não há razão para o seu escritório em casa não ter a mínima quantidade de papel possível. Na verdade, devido ao espaço e tempo disponível limitado, a mudança para comunicação eletrônica e redução de papel pode ser ainda mais importante em casa do que no escritório convencional. A maioria dos conceitos anteriores é aplicável, mas em escala menor.
Comece a eliminação de papéis em casa domando a sua vontade de guardar coisas inúteis. Não, você provavelmente não precisa de materiais publicitários de cinco anos atrás ou de cada pedaço de papel relacionado a projetos concluídos. Reduza os lixos eletrônicos ligando para as empresas para deixar de receber ofertas de cartões de crédito. Depois que tiver limpado as coisas desnecessárias, você pode trabalhar para manter esses espaços limpos permanentemente.
O próximo passo é usar soluções eletrônicas sempre que puder. As operações bancárias eletrônicas eliminam os extratos e os cheques. O cartão de crédito e os balanços financeiros online acabam com mais papel. Verifique quais outras contas, como a de seguros, podem ser feitas online. O mesmo vale para propostas de projetos, currículos e faturas. Quando o papel for recebido, lide com ele de uma vez e recicle ou pique o máximo que puder imediatamente.
Transforme seus recibos em documentos PDF (arquivo para documentos) e guarde-os online em vez de imprimir cópias em papel. Crie um sistema de arquivamento online que seja fácil de entender. E desenvolva um sistema de backup regular que você use pelo menos uma vez por semana para certificar-se que não irá perder documentos importantes. Uma memória portátil ou um CD podem funcionar, a menos que você tenha dados o suficiente para precisar de um disco rígido externo para o backup.
Considere comprar um scanner barato, se já não tiver um, para escanear e salvar recibos, contratos e outros documentos. Se precisar enviar de volta um contrato assinado e o seu empregador ou cliente concordar, você pode escanear o contrato, assiná-lo e enviá-lo por fax. Caso não seja possível, você pode ao menos escanear e salvar o contrato assinado em seus registros.
Leve essa idéia mais adiante e considere assinar serviços de fax eletrônico. Várias empresas oferecem esse serviço e um programa adicional por meros R$24,40 por mês. Com o envio de fax eletrônico, ou pela Internet, você pode enviar e receber fax sem um aparelho de fax que usa papel. Qualquer documento que você cria em seu computador pode ser enviado para um aparelho de fax via e-mail ou Internet.
Adicione um firewall (Segurança contra vírus espiões) e avalie o seu programa para garantir que tem a segurança adequada para seus documentos eletrônicos e que pode protegê-los contra ladrões virtuais. Se achar que precisa de mais, compre algo mais potente.
Trabalhe em uma área por vez para gradualmente deixar seu escritório quase sem papel. Planeje uma limpeza anual todo fim de ano. Revise os arquivos e grave em CDs ou pendrives aqueles que simplesmente precisam ser armazenados.
Além disso, aceite o fato de que alguns papéis não desaparecerão. Escrituras, certidões de nascimento, documentos com firma reconhecida e alguns itens relacionados com impostos precisam ser guardados com segurança. Felizmente, quando tiver feito as outras mudanças, é provável que não precise de uma caixa grande para guardar os papéis que restaram!
Fone: http://hsw.uol.com.br/
Se alguma vez você já passou tempo demais caçando uma fatura no meio de uma pilha de papéis ou pesquisando arquivos em papel, pode ter desejado trabalhar em um escritório sem papel. Você não é o único.
Assim que os computadores começaram a aparecer nas mesas dos escritórios, há mais de 20 anos, a idéia de uma comunicação eletrônica e sem papel também surgiu. Mas apesar de todo o tempo que passou, a maioria dos negócios está longe de funcionar sem papel.
Eliminando os papéis em casa
Não importa se você é um empresário autônomo, se é um trabalhador em tempo integral ou meio período, não há razão para o seu escritório em casa não ter a mínima quantidade de papel possível. Na verdade, devido ao espaço e tempo disponível limitado, a mudança para comunicação eletrônica e redução de papel pode ser ainda mais importante em casa do que no escritório convencional. A maioria dos conceitos anteriores é aplicável, mas em escala menor.
Comece a eliminação de papéis em casa domando a sua vontade de guardar coisas inúteis. Não, você provavelmente não precisa de materiais publicitários de cinco anos atrás ou de cada pedaço de papel relacionado a projetos concluídos. Reduza os lixos eletrônicos ligando para as empresas para deixar de receber ofertas de cartões de crédito. Depois que tiver limpado as coisas desnecessárias, você pode trabalhar para manter esses espaços limpos permanentemente.
O próximo passo é usar soluções eletrônicas sempre que puder. As operações bancárias eletrônicas eliminam os extratos e os cheques. O cartão de crédito e os balanços financeiros online acabam com mais papel. Verifique quais outras contas, como a de seguros, podem ser feitas online. O mesmo vale para propostas de projetos, currículos e faturas. Quando o papel for recebido, lide com ele de uma vez e recicle ou pique o máximo que puder imediatamente.
Transforme seus recibos em documentos PDF (arquivo para documentos) e guarde-os online em vez de imprimir cópias em papel. Crie um sistema de arquivamento online que seja fácil de entender. E desenvolva um sistema de backup regular que você use pelo menos uma vez por semana para certificar-se que não irá perder documentos importantes. Uma memória portátil ou um CD podem funcionar, a menos que você tenha dados o suficiente para precisar de um disco rígido externo para o backup.Considere comprar um scanner barato, se já não tiver um, para escanear e salvar recibos, contratos e outros documentos. Se precisar enviar de volta um contrato assinado e o seu empregador ou cliente concordar, você pode escanear o contrato, assiná-lo e enviá-lo por fax. Caso não seja possível, você pode ao menos escanear e salvar o contrato assinado em seus registros.
Leve essa idéia mais adiante e considere assinar serviços de fax eletrônico. Várias empresas oferecem esse serviço e um programa adicional por meros R$24,40 por mês. Com o envio de fax eletrônico, ou pela Internet, você pode enviar e receber fax sem um aparelho de fax que usa papel. Qualquer documento que você cria em seu computador pode ser enviado para um aparelho de fax via e-mail ou Internet.
Adicione um firewall (Segurança contra vírus espiões) e avalie o seu programa para garantir que tem a segurança adequada para seus documentos eletrônicos e que pode protegê-los contra ladrões virtuais. Se achar que precisa de mais, compre algo mais potente.
Trabalhe em uma área por vez para gradualmente deixar seu escritório quase sem papel. Planeje uma limpeza anual todo fim de ano. Revise os arquivos e grave em CDs ou pendrives aqueles que simplesmente precisam ser armazenados.
Além disso, aceite o fato de que alguns papéis não desaparecerão. Escrituras, certidões de nascimento, documentos com firma reconhecida e alguns itens relacionados com impostos precisam ser guardados com segurança. Felizmente, quando tiver feito as outras mudanças, é provável que não precise de uma caixa grande para guardar os papéis que restaram!
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